Una factura juega un papel fundamental en un negocio. Establece el coste de los productos comprados o de los servicios prestados al comprador, y actúa como registro legal tanto para el comprador como para el vendedor para que no haya discrepancias posteriormente.
Durante mucho tiempo las personas dependían de la facturación manual — construyendo el formato ellas mismas, o pidiendo a alguien con experiencia que lo hiciera. La facturación manual lleva mucho tiempo, y el negocio solo puede ocuparse de otras cosas una vez que está terminada. También da lugar a información que falta, y eso cuesta dinero.
Eso ya no es necesario. El software de facturación está diseñado para empresas de todos los tamaños — pero cuando lo eliges, es útil saber qué tipos de factura existen. Aquí los tienes en detalle, para que puedas determinar cuáles se adaptan a tu negocio.
1. Factura estándar
El tipo más habitual. La empresa la genera y la envía al cliente.
El formato es flexible, por lo que se adapta fácilmente a las pequeñas empresas y encaja en la mayoría de los sectores y ciclos de facturación. Una factura estándar suele incluir:
- Datos de contacto de la empresa
- Nombre de la empresa
- Datos de contacto del cliente
- Nombre del cliente
- Número de factura
- El importe que el cliente debe pagar
Consulta crear una factura.
2. Factura de débito
También conocida como nota de débito. La empresa la emite para comunicar al cliente que el importe que debe ha aumentado. Es útil para pequeñas empresas y autónomos que necesitan hacer un pequeño ajuste a una factura existente.
Ejemplo: prestaste servicios adicionales después de emitir la factura original y necesitas contabilizarlos. Consulta qué es una nota de débito.
3. Factura de crédito
También conocida como nota de crédito o abono. La empresa la emite para aplicar un descuento o un reembolso, o para corregir un error en una factura anterior. Tiene un total negativo.
Ejemplo: si ofreces un descuento de 50 €, aparece como −50 € en la factura de crédito. Consulta abonos.
4. Factura mixta
Una combinación de cargos de crédito y débito en un mismo documento. El total se calcula entre los importes positivos y negativos, por lo que la cifra final puede resultar de cualquier manera.
Esto es útil cuando necesitas aumentar el cargo de un servicio mientras ofreces un descuento o reembolso en otro — todo en una sola factura en lugar de varias.
5. Factura por horas
Se usa cuando la facturación se basa en el número de horas trabajadas y una tarifa estándar. La utilizan principalmente los trabajadores por cuenta propia.
Entre sus usuarios habituales se encuentran abogados, consultores de negocios, agencias creativas y psicólogos — consulta control de tiempo.
6. Factura comercial
Se usa cuando se venden mercancías a clientes internacionales. Incluye lo que la aduana necesita para calcular los aranceles de una venta transfronteriza, que normalmente comprende:
- Cantidad del envío
- Valor total
- Descripción de las mercancías
- Peso o volumen
- Formato del embalaje
7. Nota de gastos
Se usa cuando un empleado solicita a su empleador el reembolso de gastos relacionados con el trabajo.
Ejemplo: alguien viaja para realizar un trabajo para la empresa, y los gastos del viaje son cubiertos por la empresa. Presenta los detalles, la empresa los aprueba y se devuelve el importe. Consulta registro de tickets.
8. Factura parcial o provisional
Se usa para facturar proyectos de gran envergadura. El cliente y la empresa acuerdan las condiciones y el ciclo de pago antes de crear la factura; a medida que se completa cada fase, la empresa emite una factura parcial y cobra el pago.
Esto ayuda a una pequeña empresa a gestionar el flujo de caja y permite trabajar en proyectos más largos sin tener que financiarlos tú mismo.
9. Factura proforma
Una factura estimada enviada al cliente antes de que comience el trabajo.
Ejemplo: un cliente está considerando contratar servicios de marketing digital a una agencia. Antes de que se finalice nada, la agencia envía un documento con los importes de los servicios ofrecidos, para que el cliente pueda valorar si encaja en su presupuesto. Una vez que ambas partes han acordado los precios, comienza el proyecto.
Consulta cuándo necesito una factura proforma.
10. Factura de venta
Se usa cuando la empresa solicita el pago al comprador por un producto o servicio. Suele incluir:
- Información del vendedor
- Fecha de entrega
- Dirección del comprador
- Condiciones de pago
- Artículos y sus tarifas
- Precio total
Los enlaces de pago y los datos bancarios también figuran en ella, de modo que una vez realizado el pago, la factura queda como registro legal de la transacción.
11. Factura digital
Una factura generada con software en lugar de a mano — datos del vendedor, cantidad, precio, nombre del artículo, total a pagar, etcétera.
Las facturas digitales pueden crearse en tiempo real y son fáciles de personalizar.
12. Factura final
Se envía al cliente una vez que el proyecto ha concluido, solicitando el importe pendiente. Cubre el trabajo de principio a fin.
A menudo la empresa ya ha recibido parte del dinero antes de comenzar, y eso se refleja en la factura, con el resto pagadero al final. Una factura final suele incluir el número de factura, el coste total del proyecto, la fecha de vencimiento, los métodos de pago y los detalles de los servicios prestados.
13. Factura recurrente
Para empresas que cobran a sus clientes el mismo importe periódicamente por un servicio continuo.
Es habitual en el sector tecnológico, donde se factura a cada cliente una cantidad mensual fija, y entre autónomos con acuerdos de retención. Consulta facturas recurrentes.
14. Factura vencida
Se usa cuando el cliente no ha pagado antes de la fecha de vencimiento indicada en la factura final. La empresa la genera y la envía directamente al cliente, con los mismos datos que la factura final.
Consulta crear un recordatorio de pago.
Cómo elegir los tipos adecuados
Estos son los tipos de factura que merece la pena conocer. Elige según lo que realmente necesita tu negocio — las características de cada uno deberían dejar bastante claro cuáles se adaptan.
Factura Office cubre los tipos que necesitan la mayoría de las empresas, mantiene el registro de costes de forma sencilla e incluye una variedad de plantillas desde las que trabajar.