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Proyectos

Gestión de proyectos, equipos y facturación

Configura el proyecto una vez — cliente, tareas, equipo, tarifa horaria, presupuesto — y todo lo que sigue va sobre rieles. Las horas se registran contra las tareas, el cliente las aprueba online, y la factura se redacta sola a partir de la tarifa que ya fijaste.

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El panel de proyectos de Factura Office con recuentos de proyectos, tareas y equipo, presupuesto frente a gasto, importes facturados y pendientes, horas registradas por mes y la lista de proyectos

Qué contiene un proyecto

Decídelo una vez, al principio

Todo lo que necesita la factura se fija cuando creas el proyecto. Ese es el truco: las preguntas incómodas se responden antes del trabajo, no después.

Equipos y tareas
Por proyectoEquipos y tareas
De establecer la tarifa
3 formasDe establecer la tarifa
Aprobación del cliente
OnlineAprobación del cliente
Un proyecto pertenece a un cliente
Cada proyecto se crea para el cliente para el que lo haces, con un nombre de proyecto, tu propio código de proyecto y una descripción si la necesitas. El vínculo con el cliente es lo que hace que la facturación sea automática después.
Dale un inicio y un fin
Activa Marco temporal para dar al proyecto una fecha de inicio y fin, de modo que un compromiso abierto no se convierta silenciosamente en uno.
Establece la tarifa de tres formas
Activa Método de facturación y establece la tarifa horaria por tarea, por persona o por proyecto, junto con la tarifa. Una tarifa senior y una junior en el mismo trabajo dejan de ser un problema de hoja de cálculo.
Sigue el presupuesto
Activa Presupuesto del proyecto y elige cómo se calcula el presupuesto. Saber dónde estás a mitad del camino es la diferencia entre una conversación y una disculpa.
Divide el trabajo en tareas
Las tareas son lo que se registra contra las horas, de modo que deciden cuánto detalle ve el cliente en la factura. Divide el trabajo de la forma en que querrías que se desglosara.
Asigna un equipo
Crea el equipo para el proyecto y todos registran sus propias horas. Las cuentas de miembro del equipo son gratuitas, de modo que un equipo más grande nunca significa una factura más grande de nuestra parte.

Del trabajo a la factura

Tareas, equipos, aprobaciones, facturación

Estos cuatro son una cadena, no cuatro funciones separadas. Las horas van contra una tarea, las registra alguien del equipo, el cliente las aprueba y se facturan a la tarifa que ya lleva el proyecto.

Cómo se registran las horas

  • Tareas del proyecto

    Las tareas están bajo el proyecto y son lo que se registra en una fila de hoja de horas. También son el nivel al que se puede establecer la tarifa horaria, de modo que una tarea es tanto la unidad de trabajo como, si lo quieres, la unidad de precio.

  • Equipos del proyecto

    Un proyecto tiene un equipo, y cada persona registra su propio tiempo en las tareas. Añade colegas como miembros del equipo — esas cuentas son gratuitas y están activas solo en proyectos y hojas de horas, de modo que nadie necesita una licencia solo para registrar horas.

  • Aprobaciones online

    Antes de facturar, elige Acción → Enviar para aprobación y la hoja de horas va a tu cliente para que la firme. Proyectos → Aprobaciones te da la vista general de hojas de horas aprobadas — de modo que las horas se acuerdan antes de la factura, no se discuten después.

  • Factura y facturación

    Desde el botón Acción, crea una factura para el cliente directamente desde la hoja de horas. Rellena el cliente, marca lo que debe aparecer en la factura, y envíala como cualquier otra. La tarifa viene del proyecto, de modo que nada se recalcula a mano.

Cómo funciona

Configúralo una vez y repite

  1. Paso 1Crea el proyecto

    Proyectos → Crear proyectos. Establece el cliente, nombre, código y descripción, luego activa marco temporal, método de facturación y presupuesto según los necesites.

  2. Paso 2Añade el equipo y las tareas

    Guarda los detalles del proyecto, luego crea el equipo que trabajará en él y las tareas en que se divide el trabajo. Las hojas de horas necesitan que los tres existan.

  3. Paso 3Registra, aprueba, factura

    El equipo registra horas en las tareas, tú envías la hoja de horas para que el cliente la apruebe, luego creas la factura desde el mismo menú Acción.

Preguntas sobre proyectos, respondidas

¿Cómo creo un proyecto en Factura Office?
Ve a Proyectos → Crear proyectos y rellena el cliente, nombre del proyecto, código de proyecto y descripción. También puedes activar un marco temporal, un método de facturación con tarifa horaria y un presupuesto de proyecto. Guarda, luego añade tu equipo y tareas.
¿Pueden diferentes personas en un proyecto tener tarifas horarias distintas?
Sí. Activa Método de facturación y establece la tarifa horaria por tarea, por persona o por proyecto. Por persona es lo que gestiona un senior y un junior trabajando en el mismo trabajo a tarifas diferentes.
¿Necesitan mis miembros del equipo una licencia de pago?
No. Los miembros del equipo son cuentas gratuitas, activas solo en proyectos y hojas de horas. Solo los usuarios de software — las cuentas de estilo administrador completo — usan licencia.
¿Puede mi cliente aprobar las horas antes de que las facture?
Sí. Elige Acción → Enviar para aprobación en la hoja de horas y va a tu cliente. Proyectos → Aprobaciones te da una vista general de lo que ha sido aprobado.
¿Cómo facturo las horas trabajadas en un proyecto?
Desde el botón Acción en la hoja de horas, elige crear una factura para tu cliente. Rellena el nombre del cliente, marca las opciones que quieres que aparezcan en la factura y créala — luego envíala exactamente igual que cualquier otra factura.
¿Puedo fijar un presupuesto en un proyecto?
Sí. Activa Presupuesto del proyecto cuando crees el proyecto y elige cómo se calcula el presupuesto.
¿Cuál es la diferencia entre un proyecto y una tarea?
El proyecto es el encargo para un cliente y lleva la configuración — marco temporal, tarifa, presupuesto. Las tareas son las piezas de trabajo dentro de él, y son contra las que se registran las filas individuales de la hoja de horas.

Más respuestas en nuestras preguntas frecuentes y en el centro de ayuda.

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