Una factura indica lo que debe un cliente y por qué. Tener el contenido correcto es solo la mitad: la forma en que está maquetado el documento determina con qué rapidez se entiende, se aprueba y se paga — y el diseño es una de las pocas cosas a la hora de cobrar que está completamente bajo tu control.
Si necesitas producir facturas y no sabes muy bien cómo estructurarlas y formatearlas, estos siete consejos lo cubren.
1. Diseña la estructura de la factura
La estructura debe contener las columnas y secciones que representen lo que estás cobrando, con suficiente espacio para describir cada elemento correctamente.
Parte de la pregunta que tiene el lector: ¿por qué estoy pagando esto, y cómo se llega a este total? Un diseño que responde a eso en orden no necesita explicación.
2. Pon tu marca en el encabezado
Una marca coherente hace que las personas reconozcan y confíen en el documento. Una factura que tiene el mismo aspecto que tu web y tus presupuestos da la imagen de una empresa organizada — y, cada vez más importante, no parece una de las facturas fraudulentas sobre las que se advierte a los clientes.
Consulta diseño de documentos.
3. Incluye toda la información relevante
Independientemente del tamaño de la empresa, los datos completos deben figurar en ella: el nombre y la dirección de tu empresa, tu número de registro y de IVA, los datos del cliente, un número de factura y las fechas.
Añade el número de referencia o de pedido propio del cliente cuando lo utilice. Es la razón más habitual por la que una factura por lo demás correcta queda sin aprobar.
4. Muestra las fechas con claridad
Reserva un lugar bien visible para las fechas — como mínimo la fecha de la factura y la fecha de vencimiento, y una columna de fecha en las líneas cuando el trabajo abarca un período. Las fechas ambiguas generan disputas sobre si algo está retrasado.
5. Pon los datos de contacto en el pie de página
La información de contacto al pie mantiene el equilibrio visual y deja el centro de la página para las propias líneas de detalle. También significa que quien tenga una pregunta sabe adónde enviarla, en lugar de escribir a quien le reenvió el documento.
Consulta establecer pies de página y firma.
6. Incluye tus términos y condiciones
Los términos y condiciones de pago pertenecen en letra pequeña junto a los datos de contacto. Hacen que el documento sea profesional y tienen importancia el día en que se disputa un pago — consulta condiciones del documento.
7. Elige bien tu plantilla
El software de facturación existe precisamente para que no tengas que maquetar esto a mano. Revisa las plantillas disponibles correctamente y elige la que se adapte a tu negocio en lugar de la primera que cargue — la usarás en todos los documentos que envíes durante años.
Algo que vale la pena saber antes de elegir: los diseños se guardan por tipo de documento y por idioma, por lo que tu factura, presupuesto y nota de crédito pueden tener aspectos diferentes, y se puede establecer un diseño como predeterminado para un cliente en concreto. Consulta crear y gestionar tus plantillas de diseño de documentos.
El punto clave
Cada uno de estos consejos reduce la posibilidad de que la factura se deje de lado. Una factura que genera dudas no se paga tarde por las dudas — se paga tarde porque vuelve a la pila de alguien.