Todo empresario conoce el número clave: tu administración debe conservarse durante siete años. Es la obligación de conservación fiscal, y se aplica tanto si eres autónomo con una docena de facturas al año como si eres un mayorista con un almacén.
Lo que se conoce menos es exactamente qué hay que conservar — y ahí es donde los albaranes suelen sorprender.
Qué cuenta como datos básicos
Las autoridades tributarias consideran los siguientes elementos como los datos básicos de la administración empresarial:
- Administración de compras y ventas
- Registros de inventario
- El libro mayor
- Administración de nóminas
- Administración de deudores y acreedores
Todo ello debe conservarse durante siete años. Pasado ese período no se solicitará.
Existe una excepción habitual: debido al período de revisión de la deducción previa del IVA de los inmuebles — locales comerciales y similares — esos registros deben conservarse durante diez años.
Los períodos de conservación se fijan a nivel nacional, así que si operas desde fuera de España, comprueba el número que se aplica donde estás registrado. El principio es el mismo en todas partes; solo cambia el número de años.
Entonces, ¿qué ocurre con los albaranes?
Aquí está el supuesto que merece corregir. Muchas empresas tiran el albarán alegando que el pedido ya está en la factura, por lo que la nota es una etiqueta desechable.
Lo contrario es cierto. Los albaranes entran dentro de los datos básicos y forman parte del registro de respaldo de la administración empresarial.
La razón se vuelve obvia una vez que se observa lo que dicen realmente los dos documentos. Un albarán describe el contenido de un envío — los productos, las cantidades y quién los envió. La factura describe lo que se debe por ellos. Juntos son el registro completo de la venta: lo que salió de tus instalaciones y lo que se facturó por ello.
Si una entrega se impugna posteriormente — un envío incompleto, mercancías que nunca llegaron, un artículo devuelto — la factura por sí sola no lo resuelve. El albarán, sí.
Lo que justifica conservarlos en formato digital
Siete años de notas de entrega en papel es un archivador que nadie quiere y un documento que nadie encuentra cuando realmente se necesita.
Conservar la administración en línea resuelve ambos problemas a la vez. En Factura Office, cada documento que creas — factura, presupuesto, albarán, nota de crédito, compra — permanece en la administración y es susceptible de búsqueda, de modo que recuperar una nota de entrega de hace tres años es una búsqueda en lugar de una tarde entera.
También significa que el albarán está junto a la factura a la que pertenece, que es exactamente cómo querrás encontrarlo.
La versión práctica
- Conserva los albaranes. Son datos básicos, no embalaje.
- Consérvelos durante los mismos siete años que el resto de la administración.
- Guárdalos en un lugar en el que puedas buscar, porque el punto de la obligación es poder presentar el documento más adelante.
Si actualmente creas notas de entrega a mano, este es el motivo más barato posible para dejar de hacerlo: crea un albarán en línea y la cuestión de la conservación se resuelve sola.
Lectura relacionada: qué es un albarán, crear y enviar un albarán, y el software de albaranes que lo respalda.