Cada año las empresas se enfrentan al mismo problema: el pago tardío de facturas. Está ampliamente documentado que más del 60 % de las facturas se pagan tarde, que la factura media se liquida unos seis días después del vencimiento, y que más de una quinta parte lleva más de dos semanas de retraso.
El software de facturación ha mejorado notablemente la situación, pero los propietarios de pequeñas empresas a menudo dudan en confiarle su facturación, especialmente las operaciones más pequeñas que dependen del flujo de caja diario y son las que menos pueden permitirse que un cobro se retrase.
Este artículo aborda ambas partes: el problema del pago tardío y cómo un sistema de facturación online te ayuda a gestionarlo.
“Debe de haberse perdido en el correo”
Las empresas escuchan con frecuencia que el pago se envió y que debió de retrasarse en el correo postal. No hay forma de verificarlo, así que solo queda confiar en la palabra del cliente.
Con la facturación online tienes claridad en lugar de incertidumbre: qué está pendiente, cuándo se envió y si se ha recibido algún pago —consulta el registro de pagos y los extractos bancarios, que vinculan los pagos con las facturas que liquidan.
“No nos llegó la factura”
Los clientes suelen decir que la factura nunca llegó o que se extravió.
Enviarla por medios digitales elimina ambas posibilidades. El documento se entrega y se almacena, está disponible indefinidamente y puede recompartirse en segundos en lugar de tener que reemitirla. Además, puedes comprobar si el correo electrónico fue entregado y abierto —consulta los iconos de estado de visualización, que responden directamente a la pregunta sin dejarla como una cuestión de confianza.
También es importante enviarla al destinatario correcto —consulta el envío a varias direcciones.
“Nuestro sistema no funciona”
Seguramente te ha pasado: el cliente culpa a la tecnología, diciendo que su sistema no está disponible y que no puede consultar los datos ni realizar el pago.
Un registro online elimina esa dependencia. La factura, los importes y los datos de pago están en un lugar al que ambas partes pueden acceder en cualquier momento, de modo que el cliente puede ver lo que tiene pendiente y cuándo vence el próximo cobro.
Añadir un enlace de pago lo hace aún más difícil de aplazar: pagar solo requiere un clic, no acceder a un sistema financiero.
Invierte en un software de facturación fiable
Para evitar estos problemas, merece la pena invertir en un software de facturación en el que puedas confiar. Hay muchas empresas que lo desarrollan y no todo es igual de fiable. Algunas cosas que conviene comprobar:
- Trayectoria y reputación de la empresa. Lee opiniones y averigua cuánto tiempo llevan operando.
- Compara los precios. Algunas opciones gratuitas son tan fiables como las de pago —consulta los precios.
- Comprueba cómo se integra. Elige algo fácil de usar y sencillo de conectar con los sistemas que ya tienes —consulta la integración del software contable con otros sistemas empresariales.
Si aciertas en estos puntos, generarás facturas precisas, tendrás un registro al que señalar y te ahorrarás muchas conversaciones sobre facturas que supuestamente nunca llegaron.