Crear una agencia puede ser una aventura emocionante, pero conlleva sus propios retos y requiere una base sólida de conocimientos y habilidades. Tanto si siempre has tenido el espíritu emprendedor como si eres una empresa existente que quiere diversificarse, estos son los pasos que merece la pena dar primero: los que hacen que la transición sea más fluida en lugar de algo que tendrás que corregir después.
1. Define la misión de tu agencia
Antes de mirar los números o buscar una ubicación, escribe la declaración de misión. Proporciona la base para las decisiones de la agencia y garantiza que todos entiendan la dirección en la que se mueve la organización.
Esto parece el paso blando, pero no lo es. Es a lo que recurres cuando en el tercer mes tienes que decidir si aceptar a un cliente que no encaja bien.
2. Elabora un plan de negocio
Un plan integral que detalle los objetivos que tienes para la agencia. Debe incluir una investigación de mercado detallada sobre tu mercado objetivo, los servicios que pretendes ofrecer, el razonamiento detrás de tu modelo de precios, los costes de puesta en marcha estimados, las asociaciones relevantes y tus proyecciones financieras, además de una estrategia para promocionar la agencia y atraer clientes.
El razonamiento sobre los precios es la parte que con mayor frecuencia se omite y de la que más tarde se arrepiente; consulta todo sobre la elaboración de presupuestos.
3. Busca una ubicación
Necesitas un lugar donde hacer negocios, así que encuentra un espacio que realmente funcione: proximidad a tu mercado objetivo, acceso a servicios y el coste del alquiler o la compra.
Vale la pena sopesar cuánto del trabajo depende realmente de la ubicación. Una agencia cuyo equipo y clientes están distribuidos puede que encuentre que el local es el mayor coste evitable del plan.
4. Contrata a profesionales con talento
Si quieres que la agencia destaque, el talento es lo que lo consigue. Las buenas personas marcan la diferencia a la hora de captar clientes potenciales y fidelizarlos.
Empieza por el liderazgo: contrata a las personas adecuadas para dirigir el equipo. Sea cual sea el sector en el que trabajes, conviene incorporar profesionales con experiencia en otros campos, especialmente en marketing y finanzas, para gestionar las operaciones del día a día.
5. Gestiona tus finanzas con cuidado
La gestión del dinero es una gran parte de la gestión de una agencia. Asegura primero la financiación: un inversor, un préstamo, tu propio capital o alguna combinación de ellos.
A continuación, establece la documentación y las declaraciones fiscales que te mantienen en cumplimiento con la normativa local. El software de facturación hace esto más eficiente y seguro, y puedes delegar el trabajo a un asesor financiero si prefieres no hacerlo tú mismo. Con eso en su lugar, estás listo para lanzarte.
Hacerlo bien desde el principio es mucho más barato que reconstruir un año de registros después. Consulta contabilidad.
6. Plasma los contratos y las condiciones por escrito
Acuerda el alcance, las condiciones de pago y qué ocurre cuando un proyecto cambia, antes del primer proyecto, no durante él. La mayoría de los conflictos en agencias son por ampliaciones de alcance que nadie documentó, y el coste suele recaer sobre la agencia.
7. Configura los sistemas antes de necesitarlos
El control de horas, los presupuestos, la facturación y la gestión de cobros deben existir desde el primer día. Son triviales de establecer con tres clientes y dolorosos de incorporar con treinta; para entonces estarás reconstruyendo meses de horas facturables de memoria.
Consulta control de horas y gestión de proyectos.
Conclusión
Crear una agencia es un proceso formidable, pero con los conocimientos y los recursos adecuados puedes despegar rápidamente. Resuelve estos siete aspectos antes de empezar a operar y eliminarás la mayoría de los problemas que, de otro modo, llegarían en el sexto mes: los que son mucho más caros de solucionar que de prevenir.