Si comercias con mercancías, las facturas son solo la mitad del papeleo. La otra mitad viaja dentro de la caja: un albarán.
Popularmente es el mismo documento que una nota de entrega — los términos se usan de forma intercambiable y en Factura Office es un solo tipo de documento. Sea cual sea el nombre que use tu sector, es una descripción del contenido de un envío: qué se envió, en qué cantidad y por quién.
Eso lo convierte en algo más que una lista de pedidos. Lleva los datos del remitente, la dirección de entrega y la referencia al pedido — que es lo que permite a quien abre la caja confirmar que lo que llegó es lo que se acordó.
Por qué es un documento separado
La pregunta obvia es por qué la factura no puede hacer este trabajo, dado que enumera los mismos productos.
La respuesta es que los dos documentos los leen personas diferentes. El albarán lo lee quien desempaqueta la mercancía — un almacén, una obra, un recepcionista. La factura la lee quien la paga, que normalmente es alguien en una oficina que nunca ve el envío.
Así que el albarán lleva cantidades, y la factura lleva dinero. En Factura Office eso es una opción de diseño más que una norma: las columnas de un albarán las eliges tú, para que puedas incluir precios unitarios donde el cliente los espera o suprimirlos completamente. Lo que un albarán nunca lleva es un bloque de totales — eso es para lo que sirve la factura.
Qué debe incluir
- La dirección de entrega, que a menudo no coincide con la de facturación.
- Tus datos y los del cliente, más una persona de contacto cuando la mercancía llega a algún lugar que no es una oficina.
- Un número de albarán y la fecha de envío, para poder hacer referencia a una entrega sin sacar la factura a colación.
- La referencia del pedido o de la confirmación — la línea que permite relacionar la entrega con lo que se pidió.
- Los artículos y la cantidad en este envío, que no siempre coincide con la cantidad del pedido.
- Cualquier cosa pendiente de entregar, si el pedido sale en partes. Una línea de pedido pendiente evita que un cliente declare una falta que no lo es.
También puedes añadir un texto de introducción y de cierre, que es donde pertenecen las instrucciones de manejo o el número de contacto en obra.
Cómo crearlo y enviarlo
La vía más rápida no es crearlo, sino convertirlo. Genera el albarán a partir de la confirmación de pedido y el cliente, las direcciones, las referencias y las líneas vienen con él — para que lo que envías coincida con lo que confirmaste.
A partir de ahí:
- Ajusta las cantidades a lo que realmente va a salir.
- Imprímelo o envíalo por correo electrónico, con los manuales o certificados adjuntos.
- Muévelo por los estados de tu flujo de trabajo a medida que sale del almacén, para que puedas ver lo que aún está pendiente de recoger sin tener que ir a preguntar.
- Conviértelo en una factura — un albarán, o varios a la vez. Envía al mismo cliente tres veces este mes y factura de una sola vez.
El paso a paso completo está en crear un albarán, y el centro de ayuda cubre el mismo proceso pantalla a pantalla.
Consérvalo
Una última cosa que vale la pena decir, porque es un error habitual: el albarán es parte de tu administración, no un embalaje. Pertenece a la factura como parte del registro de la venta — consulta la obligación de conservación y los albaranes.
Lectura relacionada: qué es un albarán y software de albaranes.