La gestión de facturas, por aburrida que sea, es una tarea crítica a la que una empresa debe atender día tras día. Hacerlo bien es fundamental para gestionar el flujo de caja, lo que hace que valga la pena saber qué tipos de facturas se utilizan y cuándo. La factura proforma es una parte importante del proceso de facturación, y la que genera más ambigüedad. ¿Qué es una factura proforma y cuándo deberías usarla? Aquí están los detalles.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es una nota de venta provisional, enviada al cliente por el vendedor antes de que los bienes o servicios sean realmente entregados.
Normalmente una factura proforma creada en software de facturación contiene la fecha de emisión, las descripciones de los artículos vendidos y el importe a pagar, incluidos los impuestos o tasas aplicables a la transacción entre la emisión del documento y la realización de la entrega.
Con ella, el vendedor informa al comprador de los cargos que puede esperar, de modo que no haya sorpresas después. Se trata como un acuerdo comercial, pero sus términos todavía pueden alterarse y no lleva un número de factura secuencial.
¿Cuándo usar una factura proforma?
Hay dos razones principales para enviar una nota de venta provisional antes de la venta real. Primera, porque quieres que el comprador conozca el coste de lo que vendes por adelantado. Segunda, porque estás enviando un pedido internacionalmente.
1. Dar al comprador una estimación de costes
También conocida como acuerdo de buena fe, una factura proforma entre comprador y vendedor establece qué artículos se están vendiendo y el total que se puede esperar. No significa que estés solicitando el pago.
Es una herramienta para dar al comprador una estimación de costes, y el comprador conserva el derecho a cambiar el pedido.
2. Envíos internacionales
Los envíos internacionales necesitan ciertos datos registrados, y una factura proforma los lleva: gastos de envío, embalaje, peso y tasas de entrega. Declarar el valor de los bienes enviados internacionalmente es obligatorio para pasar por la aduana, y tenerlo en el documento acelera el despacho para que la entrega pueda realizarse rápidamente.
Cómo preparar bien el documento
Para obtener todos los beneficios de una factura proforma, y para producir una precisa, necesitas un software de facturación fiable detrás. La proforma sirve como herramienta para establecer acuerdos de buena fe con tus compradores, y tenerla en el mismo sistema que el resto de tu facturación hace el negocio más rentable. Consulta facturas proforma para lo que cubre el documento y crear una factura para la factura real que la sigue.