En los negocios, el cliente siempre tiene razón — pero puede ser difícil saber exactamente qué se ha acordado con él y cuándo. Para eso sirven los documentos de pedido. Dos de ellos generan más confusión que el resto: el pedido de venta y la orden de compra. Para quien no tenga clara la diferencia, aquí está en detalle.
¿Cuál es la diferencia entre un pedido de venta y una orden de compra?
Una orden de compra la emite un comprador a un proveedor, solicitando bienes o servicios. Un pedido de venta lo emite el vendedor en respuesta, confirmando lo que va a suministrar.
Ambos documentos describen la misma transacción, pero desde extremos opuestos. La orden de compra va del cliente hacia ti; el pedido de venta va de ti de vuelta al cliente. Esa dirección es toda la distinción.
¿Qué es un pedido de venta y qué implica?
Un pedido de venta es un documento que detalla los artículos y las cantidades de un producto o servicio que está comprando un cliente. Especifica qué se entregará al cliente, cuándo se entregará y a qué precio.
Características de un pedido de venta
- Se identifica al cliente
- Se acuerdan las cantidades
- Se acuerda el precio
- Se establece el calendario de entrega
- Se fijan las condiciones de pago
- Se establecen las condiciones de entrega
- Lo confirman ambas partes
¿Qué es una orden de compra y qué implica?
Una orden de compra (OC) es una solicitud de bienes o servicios a un proveedor. Es un documento importante en los negocios y debe cumplimentarse de forma precisa y completa para evitar retrasos en la obtención de los bienes o servicios que necesitas. Generalmente la emite el departamento de compras de una empresa y detalla qué productos o servicios se necesitan, la cantidad requerida y el precio que el comprador está dispuesto a pagar.
Características de una orden de compra
- Se identifica al proveedor y también al comprador que realiza el pedido
- Se especifican las cantidades
- El precio es el importe que el comprador espera pagar, sujeto a que el vendedor lo acepte
- Se indica una fecha de entrega requerida
- Lleva un rastro de autorización — alguien con presupuesto aprobó el gasto
Ese último punto es el motivo por el que tantos clientes grandes insisten en que su número de pedido aparezca en tu factura: sin él, su sistema no puede relacionar tu factura con un compromiso aprobado y no se pagará.
Cómo funcionan juntos
Cuando una empresa compra materiales o bienes, crea una orden de compra — un documento escrito que establece qué se va a comprar, cuándo y cuánto se va a gastar. El comprador lo completa antes de realizar el pedido al proveedor.
El vendedor crea entonces un pedido de venta, describiendo los productos o servicios que se van a suministrar, la cantidad, el precio de cada artículo y la fecha de entrega. En la práctica, muchas empresas utilizan una confirmación de pedido exactamente para este papel. En el lado de la compra, Factura Office gestiona las órdenes de compra que envías a tus propios proveedores.