Para cualquier empresa, las facturas tienen un papel fundamental. Ayudan a mejorar el flujo de caja y facilitan entender en qué gasta el negocio. Durante mucho tiempo, las empresas han dependido de la facturación manual. Pero el avance tecnológico ha producido software de facturación que simplifica esta tarea.
Aprender a usar software de facturación no es inmediato, sin embargo. En este artículo analizamos en detalle la facturación manual y el software de facturación para hacer la elección más clara. Empecemos.
¿Qué es la facturación manual?
La facturación manual se refiere al proceso en el que se usa una hoja de cálculo o una plantilla de procesador de texto para organizar los datos. Cada factura se crea desde cero.
Todos los detalles tienen que introducirse en la plantilla, incluido el nombre de la empresa que emite la factura y el cliente que la va a recibir.
Las facturas manuales pueden enviarse igualmente por medios digitales, así que esto no es estrictamente un proceso en papel. Pero no se pueden configurar recordatorios de pago, no se pueden producir informes en tiempo real y crear una factura correcta de esta forma lleva mucho tiempo.
¿Qué es el software de facturación?
El software de facturación es una herramienta que te ayuda a gestionar el proceso de cuentas por cobrar. Genera una factura que contiene los detalles de los productos vendidos o los servicios prestados. Incluso se registran los pequeños detalles de dónde se ha enviado o recibido el pago, que es lo que mantiene precisa tu visión del flujo de caja.
El software de facturación viene con plantillas preconfiguradas que hacen la mayor parte del trabajo de diseño por ti, y si quieres compartir una factura con alguien, puedes hacerlo con un clic.
Aprende a crear una factura con software de facturación en unos pocos pasos.
Facturación manual vs software de facturación: conoce la diferencia
Estas son las principales diferencias de características entre ambas.
Automatización
Con la facturación manual, corresponde a un contable u otra persona crear la factura e introducir cuidadosamente cada detalle. Con el software de facturación, la mayor parte de ese esfuerzo desaparece: los detalles ya están almacenados y la factura se genera a partir de ellos.
Seguimiento manual
El seguimiento manual es parte inherente del método manual: tienes que perseguir tú mismo a los clientes para cobrar. Con el software de facturación, los recordatorios de pago pueden configurarse y enviarse a los clientes automáticamente, de modo que se enteran de los pagos próximos a los intervalos que establezcas.
Informes en tiempo real
Con la facturación manual, los informes esperan hasta que se completa la facturación y puede llevar días reunir las cifras. Con el software de facturación el proceso es inmediato: los detalles se introducen una vez y los informes se generan a partir de ellos.
Pago online
Con la facturación manual no hay integración con aplicaciones de pago de terceros. Con el software de facturación es sencillo integrarlas para recibir pagos —consulta los enlaces de pago— lo que facilita enormemente que una empresa cobre a tiempo.
Para concluir
Hay mucho más que explorar sobre el software de facturación disponible. Factura Office te ayuda a hacer todo esto en un solo lugar, y puedes crear una factura en unos minutos en lugar de en una tarde.