En el comercio electrónico, el albarán es el único documento que el cliente maneja físicamente. Lista todo lo que hay en el pedido, de modo que la persona que recibe la entrega sabe lo que debería haber dentro antes de abrir siquiera la caja. Si necesitas primero los conceptos básicos, empieza por ¿qué es un albarán?
Hace más trabajo del que su tamaño sugiere: cinco cosas, concretamente.
1. Verificar que el envío está completo
Antes de que se cierre la caja, el albarán es lo que confirma que todo lo pedido está realmente dentro: los productos correctos, en las cantidades correctas.
Esta es la comprobación de calidad más barata de todo el proceso de cumplimiento y evita el fallo más caro: una entrega corta, que cuesta un envío de reposición, una conversación de reembolso y, a menudo, el cliente.
2. Hacer el seguimiento de artículos en pedidos grandes
Cuando un pedido abarca varios SKU almacenados en diferentes ubicaciones del almacén, o tiene que viajar en cajas separadas, el albarán permite tanto a ti como al destinatario hacer el seguimiento de qué hay en qué paquete.
Sin él, un cliente que recibe la caja uno de tres llega razonablemente a la conclusión de que falta algo.
3. Detectar artículos dañados
Los productos frágiles se dañan en el transporte. Un albarán que lista exactamente lo que se envió permite al destinatario identificar lo que llegó dañado y permite procesar rápidamente un reemplazo o reembolso, lo cual es generalmente lo que determina si el cliente vuelve a pedir.
4. Confirmar que la entrega estuvo completa
Para los envíos de varios paquetes en particular, tanto el remitente como el receptor pueden verificar que todo lo que figura en el albarán fue recibido. Convierte “creo que falta algo” en un hecho verificable.
Aquí es donde el diseño justifica su uso: utiliza un diseño de albarán que tanto tu personal de almacén como tus clientes puedan leer de un vistazo y cotejar con la caja sin esfuerzo.
5. Facilitar los controles de aduanas
En los envíos internacionales, los paquetes se evalúan por su contenido y valor, y el albarán da a los agentes de aduanas una vista rápida de lo que hay dentro.
Vale la pena ser preciso sobre los límites aquí: las aduanas trabajan principalmente con la factura comercial, no con el albarán, porque lleva más de lo que necesitan: una descripción de los bienes, su valor, los datos del vendedor y del remitente y los destinos, y las condiciones de entrega y pago. El albarán respalda esa comprobación en lugar de sustituirla.
Cómo preparar bien el documento
Haz el albarán tan detallado como sea necesario y organízalo de modo que la información clave sea legible de un vistazo: lo está escaneando alguien con una caja delante, no estudiándolo en un escritorio.
El detalle más importante: los precios normalmente no pertenecen a un albarán. Quien abre la caja a menudo no debería saber lo que costó: un almacén, una obra, o el propio cliente de tu cliente en un acuerdo de dropshipping.
Dado que los diseños se guardan por tipo de documento, eliminar los precios de tu albarán deja tus facturas intactas; consulta crear albaranes fácilmente y diseño de documentos.