Un albarán de entrega también se conoce como nota de embalaje. Si gestionas una empresa que comercia con bienes o productos —como empresario, autónomo, pyme o freelance— no puedes evitar enviarlo con los productos que entregas.
Es un complemento de la factura que acompaña al pedido.
Para qué sirve
La definición es sencilla: es una descripción del contenido de un paquete: el tipo de producto, la cantidad y los datos de quién lo suministra. Dice qué hay en la caja.
Su función es la verificación. Los clientes lo utilizan habitualmente para contabilizar la entrega, comprobando el albarán con la confirmación de pedido para confirmar que lo que llegó es lo que se acordó. Esa única función es por la que existe como documento separado de la factura: la persona que recibe la mercancía y la que la paga generalmente no son la misma persona.
También es una cuestión de imagen. Una entrega que llega con una nota clara que lista su contenido transmite que viene de un proveedor organizado, y una que llega sin ella deja al cliente que lo resuelva solo.
Consérvalo en tu administración
El albarán es parte del papeleo de la venta, no una etiqueta desechable. Juntos, la factura y el albarán forman el registro completo de lo que se vendió y lo que se entregó, así que archiva el albarán junto con el resto de tu administración en lugar de tratarlo como algo que acaba su vida en la caja.
Albarán vs factura
| Albarán | Factura | |
|---|---|---|
| Viaja con | La mercancía | La facturación |
| Lo lee | Quien recibe la entrega | Cuentas a pagar |
| Sobre | Contenido | Dinero |
| Precios | Normalmente omitidos | Siempre mostrados |
Qué contiene
- Tus datos y los del cliente, incluyendo la dirección de entrega cuando difiere de la de facturación.
- La referencia del pedido o de la factura, para que el albarán pueda relacionarse con el papeleo.
- La fecha de envío y una fecha de entrega cuando sea relevante.
- Los artículos: descripción, código de producto y la cantidad en este envío.
- Lo que queda pendiente, si el pedido se envía en partes. Una línea de pedido pendiente evita que un cliente informe de una falta que no existe.
- Espacio para marcar los artículos, ya que la verificación es el objetivo.
Por qué los precios suelen omitirse
La persona que abre la caja a menudo no debería saber lo que costó: un equipo de almacén, una obra, o el propio cliente de tu cliente en un acuerdo de dropshipping.
Dado que los diseños se guardan por tipo de documento, eliminar los precios de tu albarán deja tus facturas completamente intactas; consulta diseño de documentos.
Cómo crearlo
Hay dos enfoques. El manual es tomar la factura que creaste en Word o Excel, eliminar los importes y dejar las cantidades: una simple copia de la factura que reutiliza los datos que ya escribiste.
El mejor es dejar que tu software de facturación lo haga. En Factura Office un albarán se construye desde el mismo formulario que los demás documentos, de modo que los datos del cliente y del producto que ya tienes se reutilizan en lugar de reescribirse, y toda la administración permanece en un solo lugar. Puedes empezar uno desde Ventas → Albaranes, desde el cliente que recibe la entrega o desde el producto que envías; el paso a paso está en el servicio de asistencia: crear un albarán.
Si envías con regularidad, vale la pena configurar el diseño del albarán específicamente, ya que las columnas que quieres en él raramente son las que quieres en una factura.