Los negocios no solo son proveedores y compradores: hay mucho papeleo que los une. Las empresas más nuevas a menudo no tienen claro qué es una orden de compra o cuándo la necesitan.
Qué es una orden de compra
Una orden de compra (OC) es un documento que el comprador crea y envía a un proveedor, indicando una compra de bienes o servicios. Establece qué se necesita, qué cantidad y el precio que el comprador espera pagar, más la dirección de entrega cuando los bienes van a otro lugar que no son las instalaciones propias del comprador.
Una vez que el proveedor la acepta, la OC obliga a ambas partes a lo acordado, lo que mantiene la transacción ordenada desde el pedido hasta la entrega y el pago. Por eso el flujo habitual es: el comprador emite la OC, se la envía al proveedor y el proveedor la confirma.
Viaja en dirección opuesta a una factura: la OC sale del cliente y la factura vuelve del proveedor. Consulta la diferencia entre un pedido de venta y una orden de compra.
Por qué importa para ambas partes
Para el comprador, es un registro de autorización. Alguien con presupuesto aprobó este gasto antes de que ocurriera, lo que es lo que hace pagable la factura posterior sin discusión.
Para el proveedor, es una confirmación con la que trabajar. Un número de OC en tu factura es a menudo lo que la hace pasar por el sistema del cliente, y su ausencia es una de las razones más comunes por las que una factura correcta queda sin pagar.
Para ambos, evita el desacuerdo costoso: qué se pidió, en qué cantidad, a qué precio y para cuándo.
Los cuatro tipos de orden de compra
La mayoría de las compras usan la primera de estas, pero los términos aparecen con suficiente frecuencia como para conocerlos.
Orden de compra estándar. La de uso cotidiano. Sabes qué estás comprando, cuántos, a qué precio y cuándo los necesitas, así que todo eso está en el documento. Compromete a ambas partes con un pedido único y definido.
Orden de compra planificada. Los artículos y los precios se acuerdan por adelantado, pero las cantidades y fechas de entrega son estimaciones. Las entregas se solicitan contra ella según las necesitas: útil cuando sabes aproximadamente qué consumirás durante un año pero no exactamente cuándo.
Orden de compra abierta. Un acuerdo para comprar hasta un valor o cantidad acordados durante un periodo a precios fijos, sin comprometerse a ningún calendario de entrega. Es la más flexible de las cuatro y existe para fijar un precio y evitar emitir una nueva OC para cada pedido pequeño.
Orden de compra de contrato. Un acuerdo marco que cubre las condiciones —pago, responsabilidad, condiciones de entrega— sin artículos en él. Después se emiten OC estándar individuales referenciando el contrato. Este es el que se ve entre grandes organizaciones, donde las condiciones se negocian una vez y los pedidos siguen.
Qué debe contener
- Tus datos y los del proveedor: quién compra, quién suministra.
- Un número de OC, único y secuencial. A esto hacen referencia todo lo demás.
- La fecha y la fecha en que necesitas la entrega.
- Los artículos: descripción, cantidad, precio unitario y total.
- Dirección de entrega, cuando difiere de tu dirección de facturación.
- Condiciones: condiciones de pago y cualquier aspecto condicional del pedido.
- Aprobación, cuando tu proceso lo requiere.
Cómo crear una
- Ve a Órdenes de compra y empieza una nueva.
- Selecciona el proveedor: sus datos se rellenan desde el registro que tienes.
- Añade las líneas: qué estás pidiendo, cantidades y precios.
- Establece la fecha de entrega, la dirección de envío si difiere y las condiciones.
- Revísala y envía al proveedor su copia.
Rellena cada campo correctamente en lugar de dejar que el proveedor infiera nada: el número de OC, los datos de ambas partes, la dirección de envío, las líneas y el subtotal. Una OC ambigua es una que el proveedor tiene que volver a preguntar, lo que cuesta más tiempo que rellenarla.
El paso a paso está en el servicio de asistencia: crear una orden de compra.
Cuándo realmente necesitas una
No para cada compra. Las OC justifican su uso cuando el importe es significativo, cuando más de una persona puede comprometer el gasto, o cuando lo que pediste y lo que llega podrían diferir.
Para un coste de proveedor recurrente y predecible, una compra recurrente suele ser una mejor opción que emitir una OC cada vez.