Crear un abono puede ser una parte importante de tu proceso de facturación. Tanto si eres autónomo como si llevas un negocio, saber cómo crearlo correctamente vale los diez minutos que lleva aprender.
Esta es la versión campo a campo. Para saber qué es un abono y por qué existe, consulta todo lo que debes saber sobre las notas de crédito.
Por qué vale la pena hacerlo bien
Los abonos te ayudan a llevar un seguimiento preciso de tus finanzas, demuestran a un cliente que respondes cuando algo va mal, y tienen implicaciones legales y fiscales según la normativa local. Ese último punto es la razón por la que un abono no es simplemente una nota de reembolso por email.
Los seis pasos
1. Información del cliente y de la empresa
Los nombres y las direcciones correctas tanto de tu empresa como del cliente. El mismo estándar que una factura — porque legalmente es un documento muy similar.
2. Datos de la factura
Incluye el número y la fecha de la factura original que se está abonando. Este es el campo que vincula la corrección con lo que se está corrigiendo, y es el que con más frecuencia se omite.
3. Motivo del abono
Indica claramente por qué se emite — un error de precio, una devolución u otra causa. “Ajuste” no le dice nada a nadie seis meses después, incluido tú.
4. Importes e impuestos
Indica la corrección y los impuestos aplicables. El IVA debe revertirse junto con el importe neto, o tu declaración será incorrecta aunque el total parezca correcto.
5. Importe total
Calcula e indica claramente el total corregido, para que el cliente no tenga que hacer ninguna aritmética.
6. Envíalo y explícalo
Envía el abono al cliente y comunica el cambio de forma clara y transparente. Un abono que llega sin explicación invita a la llamada telefónica que supuestamente iba a evitar.
Dejar que el software lo haga
El software de facturación crea y hace el seguimiento de los abonos de forma eficiente, lo que reduce los errores y ahorra tiempo — principalmente porque la referencia, los importes y la reversión del IVA se trasladan de la factura original en lugar de volver a escribirse. Consulta crear un abono.