Que tu email llegue a la persona a la que iba dirigido es fundamental para el funcionamiento de un negocio, y entender los estados de entrega es la forma tanto de lograrlo como de solucionarlo cuando falla.
Enviar no siempre termina en entrega. Cuando un documento enviado por correo electrónico encuentra algún problema, Factura Office te lo indica: el estado aparece en tu página principal y en las páginas de resumen de documentos, para que una factura fallida no quede sin cobrar silenciosamente mientras asumes que llegó.
Aquí tienes lo que significa cada estado.
Descartado
Un descarte significa que nuestro sistema impidió que tu email se enviara en absoluto — no es un problema de entregabilidad, porque nunca se intentó nada. Cada descarte viene con un motivo específico para que puedas diagnosticarlo. Los más habituales:
- Contenido de spam detectado. Si la aplicación de verificación de spam integrada está activada, un email identificado como contenido spam se descarta antes de enviarse. Eso protege tu reputación de remitente y mantiene alta la entregabilidad de tu correo legítimo.
- Cancelación de suscripción previa. Si el destinatario se ha dado de baja de tus comunicaciones, los nuevos emails a ellos se descartan automáticamente. Esto respeta sus preferencias y te mantiene en cumplimiento normativo.
- Email de destinatario no válido. Menos común como descarte — una dirección incorrecta suele aparecer como rebote, después de un intento de entrega — pero una dirección fundamentalmente malformada puede fallar la validación inicial y ser descartada.
Un descarte merece atención inmediata, porque nada de él se resuelve solo. Observar qué motivos aparecen te permite perfeccionar cómo envías y dejar de perder mensajes antes de que salgan.
Diferido
Diferido significa que el servidor receptor aún no ha aceptado el mensaje, pero tampoco lo ha rechazado — un problema de red temporal, un servidor de destinatario ocupado o una bandeja de entrada llena. No nos rendimos: la entrega se reintenta durante hasta 72 horas. Esa persistencia es la razón por la que la mayoría de los diferidos acaban llegando sin que tengas que hacer nada.
¿Qué ocurre después de 72 horas?
Si el mensaje sigue sin poder entregarse una vez que se cierra la ventana de reintento, el estado cambia: un mensaje diferido se convierte en un bloqueo, lo que significa que es permanentemente imposible de entregar. Esa es tu señal para corregir la dirección en lugar de seguir enviando a ella.
Informe de spam
Una queja de spam es una señal que no puedes permitirte ignorar. La mayoría de los proveedores de servicios de Internet ofrecen un bucle de retroalimentación (FBL) — un mecanismo que transmite una queja específica de uno de sus usuarios de vuelta al proveedor de servicios de email que la envió. Cuando recibimos ese aviso, generamos un evento de spam en tu cuenta.
Ese evento importa por tres razones:
- Reacción inmediata. Te enteras inmediatamente de que alguien marcó tu email como spam, a tiempo de ajustar el contenido, la audiencia o la frecuencia de envío.
- Prevenir quejas futuras. Puedes dejar de enviar a esa dirección inmediatamente. Seguir enviando correo a alguien que se ha quejado daña tu reputación de remitente y lleva tus otros mensajes hacia la carpeta de spam.
- Salud del remitente. Los ISP vigilan de cerca las tasas de quejas. Una tasa alta hace que tu correo sea limitado o incluido en listas negras, lo que afecta a todos los destinatarios, no solo al que se quejó.
Responder a los eventos de spam mantiene tu lista limpia y tus mensajes aterrizando donde la gente puede actuar sobre ellos.
Rebote
Un rebote está causado por un problema con la dirección del destinatario. Los culpables más frecuentes:
- Direcciones desactualizadas. Las personas cambian de trabajo y de proveedor, o abandonan una cuenta.
- Erratas. Un carácter que falta, un punto de más, el dominio incorrecto.
- Cuentas inexistentes. La dirección simplemente no existe en el servidor del destinatario.
Normalmente no puedes saber que una dirección está inactiva hasta que rebota — que es exactamente para lo que sirve el evento. Confirma qué direcciones ya no son válidas, y eliminarlas mantiene tus registros precisos. También protege la entregabilidad: enviar repetidamente a direcciones no válidas señala un envío descuidado, mientras que una lista limpia señala un remitente responsable y mejora las probabilidades de que tu correo legítimo llegue a la bandeja de entrada.
Qué hacer con ellos
- Descartado o rebotado — corrige la dirección en el registro del cliente antes de reclamar el pago. Reclamar una factura que nunca llegó desperdicia la llamada.
- Diferido — espera. Sigue reintentándose y la mayoría de los diferidos se resuelven solos.
- Informe de spam — deja de enviar a esa dirección y trata los informes repetidos como una señal para comprobar cómo se ven tus emails al llegar.
Si la entregabilidad es un problema recurrente, enviar a través de tu propio servidor de correo y dominio es la solución mayor — pone tu reputación de remitente en tus propias manos.