La facturación se aleja del papel y los PDF. Peppol (Pan-European Public Procurement Online) es la red internacional segura que impulsa ese cambio: tu factura viaja de máquina a máquina directamente al software de contabilidad de tu cliente, sin que nadie tenga que reintroducir nada en ninguno de los dos extremos.
Si ya trabajas en Factura Office, activarlo es cuestión de unos pocos interruptores. A continuación tienes toda la configuración, en orden.
¿Por qué elegir la facturación electrónica Peppol?
- Cobros más rápidos. La transferencia directa de máquina a máquina elimina la introducción manual de datos en el otro extremo, que es donde normalmente se queda esperando una factura.
- Mayor seguridad. La red está diseñada para una entrega fiable y trazable al destinatario correcto, lo que reduce el margen para el fraude de facturas.
- Alcance internacional. Intercambia documentos con cualquier empresa u organismo público conectado a Peppol en más de 35 países, de modo que la facturación transfronteriza deja de ser un caso especial.
- Cumplimiento simplificado. Los documentos siguen los estándares de facturación electrónica en evolución (como Peppol BIS) sin que tengas que hacer un seguimiento de los cambios tú mismo.
Paso 1 — Activa el conector Peppol
Nada se envía ni se recibe hasta que el conector principal esté activado.
Abre Conectores de integración desde el menú principal y selecciona Peppol para acceder a su configuración. En la pestaña Conectar, busca el interruptor Activo en la parte superior y ponlo en Sí (verde).
Paso 2 — Verifica tus identificadores de red
Peppol enruta los documentos por identificador, así que dos campos tienen que estar bien antes de que funcione cualquier otra cosa:
- Número de IVA / CIF / NIF — por ejemplo
ES12345678A. Se usa para la validación fiscal y el enrutamiento internacional, y es el identificador principal que otros utilizan para encontrar tu empresa en la red. - Número de Registro Mercantil — tu número de inscripción en el Registro Mercantil. El identificador secundario para encontrar tu empresa en la red.
Si alguno de los campos está vacío o es incorrecto, haz clic en el icono junto a la etiqueta para editarlo. Deben coincidir exactamente con tu inscripción empresarial oficial: una discrepancia aquí es la razón más habitual por la que los documentos no se enrutan correctamente.
Paso 3 — Envía facturas y abonos
Activar esto permite que tu cuenta transmita facturas y abonos directamente al software de contabilidad de tus clientes a través de la red Peppol.
- Busca la fila Activar facturas salientes y desliza el interruptor a Sí.
- Realiza el seguimiento de lo que has enviado en la pestaña Salientes de la barra de navegación superior.
Paso 4 — Recibe facturas de compra
Lo mismo a la inversa: el software de contabilidad de tus proveedores puede entregarte sus facturas directamente.
- Busca la fila Activar facturas entrantes y desliza el interruptor a Sí.
- Comprueba lo que llega en la pestaña Entrantes de la barra de navegación superior.
Paso 5 — Activa Peppol para tus clientes
Que tu cuenta esté conectada es solo la mitad: cada destinatario también debe estar identificado correctamente. Esto se hace en la página de configuración del cliente.
Revisa el número de identificación predefinido. Factura Office lo preconfigura a partir de los datos que ya hay en el perfil general del cliente, como su número de IVA o de registro. Comprueba que el número en el campo (por ejemplo ES12345678A) es correcto, y escríbelo si está vacío o es incorrecto.
Valida la conexión. Haz clic en el icono de búsqueda/lupa a la derecha del número. Eso ejecuta una comprobación en tiempo real contra la red Peppol para confirmar que el cliente está registrado para recibir facturas electrónicas y que el identificador es válido. Guarda la página de configuración del cliente después.
Vale la pena hacerlo antes de la primera factura real y no después: la validación te dice de inmediato si ese cliente puede recibir documentos de esta forma.
Enviar una factura electrónica
Crea la factura o el abono como de costumbre. Factura Office comprueba si tu cuenta está conectada a Peppol, y si lo está, Peppol aparece como opción en el menú Enviar del documento. Selecciónalo y el documento se envía por la red en lugar de por correo electrónico.