La diferencia más clara entre una factura y una factura proforma es que la proforma no es una factura oficial en absoluto. Se parece a una, enumera los mismos bienes a los mismos precios y tiene el mismo formato — pero no le pide dinero a nadie y no pertenece a tus cuentas.
Es una declaración de intenciones: esto es lo que contendrá el envío, y esto es lo que costará.
Para qué sirve
Una factura proforma suele aparecer en uno de estos dos momentos.
Antes de que se muevan las mercancías, para que se puedan tramitar los documentos. Las importaciones y exportaciones necesitan documentos de despacho de aduanas, y esos documentos necesitan un valor declarado para el envío. La proforma lo facilita. En algunos países también es el documento contra el que se emite una licencia de importación o exportación — no todos los países lo exigen, pero donde es necesario, nada se envía sin ella.
Justo después de aceptar una oferta, para solicitar un pago por adelantado. Has acordado el trato, y el proveedor quiere dinero por adelantado antes de la producción o el envío. Enviar una factura real en ese momento sería incorrecto — nada ha sido entregado — así que se envía una proforma en su lugar.
Lo que no hace
Aquí es donde las proformas suelen ir mal en una administración.
- No se paga como una factura. Cualquier pago realizado contra ella es un anticipo, no la liquidación de una deuda.
- No va a tu contabilidad. No es un documento fuente.
- No puedes deducir el IVA en ella. Ese derecho corresponde a la factura real.
Después de que se pague el anticipo y se suministren los bienes, sigue la factura real. Esa es la que registras, y esa es en la que descansa tu deducción del IVA.
Cómo es
Estructuralmente una proforma es la factura con dos diferencias:
- El título dice “factura proforma”, de forma destacada, en la parte superior. Esta es la salvaguarda completa — es lo que impide que el documento sea pagado, archivado y deducido como si fuera el real.
- El transportista y la fecha de envío no figuran en ella, porque en el momento en que se emite una proforma ninguno de los dos está fijado.
Todo lo demás es familiar: los datos de tu empresa, el cliente, las líneas con cantidades y precios unitarios, los tipos de IVA y el total.
Cómo crearla
En Factura Office una factura proforma es un tipo de documento propio, con su propio número de proforma y su propio diseño — para que nunca pueda confundirse con tus facturas de venta, y el texto que lleva es el tuyo. Al finalizarla no se crean datos financieros ni asientos contables, lo cual es exactamente correcto: nunca toca tus libros ni tu declaración de IVA.
Rara vez tienes que crearla desde cero. El menú Acción de una factura, una confirmación de pedido o un albarán crea la proforma con el cliente, las líneas, los precios y los tipos de IVA ya copiados — y la proforma se convierte en la factura real de la misma manera, para que lo que propusiste sea lo que facturas.
Echa un vistazo al ejemplo de factura para ver la anatomía del documento en el que se basa, o ve directamente a facturas proforma para conocer las funcionalidades.
Lectura relacionada: cuándo necesito usar una factura proforma y crear una factura.