Si comercias con bienes o prestas servicios como empresa, hay situaciones en las que estás obligado a emitir una factura. No es simplemente una solicitud de pago: es el documento sobre el que se liquida el impuesto sobre las ventas. Una empresa solo puede deducir el IVA cuando la factura que recibió o emitió cumple los requisitos legales, razón por la cual una factura incompleta supone un problema para ambas partes de la transacción y por qué las autoridades fiscales pueden sancionar al proveedor que emita una.
Por eso vale la pena saber cuál es la lista.
Los requisitos, uno a uno
Para quien esté sujeto al IVA, una factura debe mostrar:
- El nombre completo del comprador.
- Tu propio nombre completo, nombre legal o nombre comercial, junto con la dirección donde está registrada la empresa. Un apartado de correos no es suficiente.
- Tu número de registro mercantil.
- Un número de factura único.
- La fecha de emisión de la factura y la fecha en que se entregaron los bienes o servicios.
- Una descripción de los bienes o servicios suministrados, incluyendo el número de unidades.
- El tipo de IVA aplicado.
- El importe total del IVA y el importe que cobras sin incluir el IVA.
- El importe con IVA incluido.
Todo lo que va más allá —una presentación, un campo de referencia, un enlace de pago— está ahí para que la factura se pague más rápido, no para que sea válida. El ejemplo de factura recorre un documento terminado bloque a bloque si quieres ver la diferencia entre las dos partes.
La facturación digital tiene una condición adicional
Enviar facturas de forma electrónica es lo normal, y para muchas organizaciones es ya la única forma aceptada. Hay una condición asociada que la gente pasa por alto: el comprador tiene que aceptarla.
Un cliente puede rechazar una factura electrónica si no quiere recibirla en formato digital. En la práctica esto casi nunca es un problema, pero es una condición y no una cortesía.
El resto no cambia. La factura que envías digitalmente sigue teniendo que cumplir los mismos requisitos legales, y sigue teniendo que conservarse en tu administración; consulta la obligación de conservación.
La inversión del sujeto pasivo
Cuando el IVA se traslada al cliente, eso debe indicarse explícitamente en la factura. La forma habitual es añadir una línea que indique que el impuesto ha sido trasladado: la inversión del sujeto pasivo.
Hay una segunda obligación que va con ella: debes incluir el número de identificación fiscal del cliente en la factura, no solo el tuyo. Ambos pertenecen al documento, y uno sin el otro es una factura incompleta.
Los números de factura no tienen lagunas
La numeración es el requisito que con mayor frecuencia se incumple por accidente. Debe ser una serie consecutiva y lógica sin huecos. No puedes reutilizar un número ni saltarte uno porque un documento se abandonó a medias.
Este es uno de los argumentos más sólidos en contra de hacerlo en una hoja de cálculo. En Factura Office el siguiente número de la serie se asigna automáticamente, y el formato y el número de inicio son tuyos para configurar, de modo que un hueco no es algo que puedas crear por error.
Es también por eso que una factura enviada se corrige con un abono en lugar de editarla o borrarla. Borrarla crearía un hueco en la serie y dejaría a tu cliente con un documento que ya no tienes.
Hacerlo bien sin pensarlo
Cada factura que creas en Factura Office lleva los campos obligatorios: los datos de tu empresa, el IVA y los números de registro mercantil vienen de tu configuración, el bloque del cliente viene del registro del cliente y el IVA se calcula por tipo a medida que escribes. Lo que cambias después es el diseño, los colores y el texto, ninguno de los cuales afecta a si la factura es válida.
La versión paso a paso está en crear una factura.
Las normas y los tipos se fijan a nivel nacional y cambian. Si operas a través de una frontera o no estás seguro de cómo se aplica una norma a tu situación, consúltalo con tu contable o con la autoridad fiscal nacional.
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